Jakten på det perfekte prosjektstyringssystemet

///Jakten på det perfekte prosjektstyringssystemet

Jakten på det perfekte prosjektstyringssystemet

2021-05-03T07:45:22+00:00 28. april, 2021|Nyheter|
Jan Thore Nalum, leder for avdelingen produksjon og design. FJUZ

FJUZ Kommunikasjon er et fullservice reklamebyrå, som leverer alt innen print og digitale tjenester. De jobber prosjektbasert, men opplevde at prosessen var tungvint. Flere systemer som ikke snakket sammen førte til mye manuelt arbeid. Løsningen ble Visma.net Project Management. Nå har de full kontroll på prosjektene – fra salg til fakturering. Vi har tatt en prat med Jan Thore Nalum, leder for avdelingen produksjon og design.

Manglende dialog mellom systemer

Ifølge Jan Thore var det et ønske i organisasjonen om en helhetlig løsning for planlegging, økonomistyring og fakturering. «Prosjektlederne jobbet i ulike systemer som ikke snakket sammen. Ressursallokering og timeføring ble gjort i et delvis egenutviklet system, FileMaker, mens faktureringen skjedde i Visma. Vi hadde heller ikke noe eget CRM-system for tilbud og budsjettering. For å få oversikt over prosjektene ble det derfor mange manuelle prosesser. I tillegg var det langt mer krevende å kontroll på kostnader og inntjening på prosjektene.»

Jakten var i gang…

Fjuz vurderte ulike alternativer. «Vi ønsket oss ett system som kunne løse alt. Etter å ha sett på ulike løsninger landet vi på Visma.net Project Management. Det var det nærmeste vi kom «alt i ett», forteller Jan Thore.

«I og med at det var et Visma-system snakket vi med regnskapsbyrået vårt Atenti. De bruker Visma Business og kunne anbefale Abacus som leverandør. Det tette samarbeidet mellom oss, Atenti og Abacus har vært en stor fordel. Project Management er integrert mot Visma Business, og det gir en sømløs flyt fra salg til fakturering.»

Digital implementering

Prosessen med å få på plass ny løsning tok lengre tid enn planlagt siden Corona vanskeliggjorde opplæring og implementering. Da vi endelig kom i gang ble implementering og opplæring ble gjort via Microsoft Teams. Fra Abacus hadde vi med oss Terje Kroglund som konsulent og Lukas Becker som sparringspartner. Vi hadde ukentlige møter med Abacus og Atenti, og alt gikk etter planen. Løsningen ble lagt opp etter vår produksjonsflyt, og opplæring ble gjort digitalt.»

To skritt frem, og ett tilbake

Å implementere en ny løsning er som regel ikke uten utfordringer. Heller ikke hos FJUZ. «Den største utfordring var å forutse hvor mye, og hvilken opplæring man trenger. Tidligere ble ressursene allokert detaljert, time for time. I Project Management kan man sette av en periode om gangen. Det oppsto da en utfordring som gjorde det  FOR enkelt å allokere ressurser. Prosjektlederne mistet oversikten, og det samme gjorde designerne. Her måtte vi stramme inn, og være mer detaljerte når vi fordelte ressurser», sier Jan Thore.

«En annen ting var omstillingen. Vi var ikke vant til å fakturere prosjektbasert, noe man gjør i Project Management. Dette var ønsket, men vi slet med å endre tankegang og forstå hvordan vi skulle jobbe. Dette burde nok vært fanget opp før, både med tanke på tilpasning og opplæring.»

Den som venter på noe godt…

På tross av enkelte humper i veien, ser FJUZ at de allerede nå har fått en helt annen kontroll og oversikt: » Vi har et mål om å bli flinkere til å analysere og evaluere prosjekter fortløpende. Tidligere hentet vi manuelt ut tall og la dem inn i Excel. Det var en tidkrevende prosess.  Nå tar det noen sekunder å få oversikt.» Det blir mye enklere og mer åpent for alle.

«Jeg er veldig godt fornøyd med Project Management, vi har fått et mye bedre verktøy. Ikke noe system blir bedre enn det man putter inn. Så vi trenger fortsatt mennesker som gjør kloke vurderinger basert på data i løsningen», avslutter Jan Thore.

Spennende prosjekt for Abacus

Vår rådgiver, Terje Kroglund er enig i at samarbeidet mellom Fjus Kommunikasjon, Abacus og Atenti har vært avgjørende for resultatet: «Vi har hatt et godt og tett samarbeid i hele leveranseprosessen. FJUZ Kommunikasjon tok eierskap til egne prosesser, samtidig sørget de for at nye rutiner og prosesser ble godt implementert i bedriften. I tillegg har vi hatt en tett og godt samarbeid med kundens regnskapskontor (Atenti) i hele prosessen. Det gode samarbeidet har medført at vi leverte løsningen innenfor de oppsatte tidsrammene», forteller Terje.

Om FJUZ Kommunikasjon

FJUZ Kommunikasjon er et fullservice reklamebyrå, som leverer alt fra print til digitale tjenester. Gjengen består av 34 personer med ulik kompetanse og erfaring. De hjelper deg med alt fra de gode ideene til riktig strategi. FJUZ har kontorer både i Skien og Oslo. Her kan du lese mer om FJUZ Kommunikasjon.