Det «nye» GDPR-regelverket er tydelig på at vi må ta personvern på alvor. Ikke bare er det lovpålagt, men det er både hensiktsmessig og en trygghet nå som informasjon flyter mer digitalt og friere enn noen gang.
Regnskapsbransjen er, sammen med andre bransjer som bank, finans og IT, spesielt utsatt for uønsket oppmerksomhet fra digital kriminalitet. Dette har sammenheng med at våre bransjer håndterer store mengder digital informasjon på vegne av våre kunder, som igjen setter krav til hvordan vi deler denne informasjonen med deg som kunde og dine samarbeidspartnere.
Her følger derfor en presentasjon av to av våre løsninger for sikker deling av informasjon.
FileShare
Epost er ikke lenger regnet som et sikkert fildelingsverktøy og Atenti har tatt i bruk ShareFile fra Citrix. Sharefile er et fildelingsverktøy med enkelt brukergrensesnitt og meget høy sikkerhet.
Som regnskapsbyrå er det ofte personopplysninger inkludert i den informasjonen vi deler med våre kunder og tredjeparter (les: revisor, bank osv). Eksempler er avtaler, timelister som grunnlag for lønn, skattepapirer eller oversendelse av dokumentasjon til revisor ifbm årsoppgjør – for å nevne noe.
FileShare er allerede i bruk og vi har mange kunder som deler informasjon med oss via denne løsningen. Vi implementerer systemet løpende når behovet oppstår med hver enkelt kunde. Hvis noen opplever et behov for å komme i gang med dette nå, så er det bare å si fra. Systemet er kostnadsfritt, både å få satt opp og i bruk (FileShare kan selvsagt bare brukes med Atenti – ikke andre).
Lønnsslipp på App – med en ekstra fordel!
Selv om lønnsslipper som distribueres fra Atenti på epost har passord-beskyttelse (som er innenfor gjeldende regelverk), finnes det heldigvis en mer elegant løsning som både ivaretar GDPR og gjør de ansatte mer selvbetjent med tanke på uthenting av informasjon om egen lønn og andre godtgjørelser.
Appen «Visma Employee» tilgjengeliggjør all lønnsrelatert informasjon direkte på den ansatte sin telefon. I tillegg kan systemet utvides til å inkludere digital utfylling og innsending av reiseregninger og utleggsrefusjoner. Man tar bilde av kvitteringer (hotell, ferje, taxi osv), fyller ut og sender inn reiseregningen direkte fra telefon – gjerne med en gang. Altså et supert system som ivaretar GDPR og samtidig effektiviserer virksomhetens behandling av reiseregninger og utleggsrefusjoner.
Ta kontakt med din regnskapsfører dersom du ønsker å komme igang med FileShare eller Visma Employee.
